Jak działają kasy fiskalne online?

Z roku na rok coraz więcej branż musi wymieniać dotychczasowe kasy fiskalne z papierowymi lub elektronicznymi kopiami paragonów na nowe kasy fiskalne online. Jednak czym wyróżnia się ten rodzaj kas? Dlaczego je wprowadzono? Które branże są zobowiązane do korzystania z kas fiskalnych online? O tym w poniższym artykule.

Tradycyjna kasa fiskalna a kasa fiskalna online – różnice

Wszystkie kasy fiskalne, niezależnie od rodzaju, służą do rejestracji obrotu oraz podatków (VAT i dochodowego) pochodzących z przeprowadzonej sprzedaży. Urządzenia te jednak nie tylko drukują paragony, które sprzedawca musi wręczać klientom, lecz również zapisują ich kopie. Co więcej, kasy fiskalne generują także raporty okresowe (dobowe, miesięczne i roczne). Dzięki temu podczas kontroli Urzędu Skarbowego sprzedawca może przedstawić dowody legalnie dokonywanej sprzedaży.

Jeszcze do końca 2022 roku na rynku można było spotkać tradycyjne kasy fiskalne – takie, które zapisywały kopie paragonów i raporty w wersji elektronicznej (np. na karcie SD). Obecnie próżno szukać ich w sklepach. Od początku 2023 roku w sprzedaży dostępne są wyłącznie kasy fiskalne online. Czym różnią się od swoich poprzedniczek? To urządzenia, które wysyłają cyfrowe kopie wytwarzanych dokumentów bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas.

CRK jest systemem podlegającym Urzędowi Skarbowemu, dzięki któremu urzędnicy mogą zdalnie przeprowadzać kontrole sprzedawców – nie muszą wtedy udawać się do siedziby danego punktu. Warto również wiedzieć, że kasa fiskalna online wysyła kopie dokumentów do CRK automatycznie – transfer danych zazwyczaj odbywa się co ok. dwie godziny. Z tego powodu konieczne jest zapewnienie kasie stałego dostępu do internetu – najlepiej przez WiFi lub GPRS.

Jak korzystać z kasy fiskalnej online?

Korzystanie z kasy fiskalnej online nie różni się znacząco od używania tradycyjnej kasy. Nawet z zewnątrz oba rodzaje kas wyglądają podobnie do siebie. Różnica tkwi natomiast we wnętrzu kasy fiskalnej online. Kluczowym aspektem działania nowej kasy fiskalnej online jest jej stałe podłączenie do internetu. W tym celu można zdecydować się na jedną z kilku możliwości. Wśród nich najpopularniejsze to:

• GPRS – jeśli kasa posiada wbudowany modem GPRS, wystarczy włożyć do niej kartę SIM. W tym przypadku należy zadbać, aby kasa zawsze znajdowała się w zasięgu wybranej sieci komórkowej;
• WiFi – kasa fiskalna online może łączyć się z routerem WiFi, a nawet smartfonem z włączonym hot-spotem. Takie rozwiązanie wymaga jednak wpisania hasła sieci, co może być uciążliwe w kasach z małym wyświetlaczem;
• Ethernet – w tym przypadku wystarczy podłączyć kasę do routera za pomocą kabla. To proste rozwiązanie, lecz wielu osobom może przeszkadzać wystający kabel, tym bardziej w przypadku mobilnych kas fiskalnych online.

Stałe połączenie z internetem jest w przypadku kas fiskalnych online kluczowe, jednak jeśli z jakiegoś powodu zostanie chwilowo przerwane – nie ma powodu do obaw. Najważniejsze, aby jak najszybciej przywrócić połączenie lub wystąpić do Naczelnika Urzędu Skarbowego o indywidualny harmonogram połączenia z CRK.

Dlaczego wprowadzono kasy fiskalne online?

Powodem, dla którego coraz więcej sprzedawców jest zobligowanych do korzystania z kas fiskalnych online, jest chęć zmniejszenia, a docelowo zlikwidowania szarej strefy, czyli nielegalnego obrotu towarami oraz usługami. Przez to, że kasa fiskalna online wysyła do CRK wszelkie paragony, raporty okresowe, a także informację o dokonanych przeglądach technicznych urządzenia, nie ma problemów z wykazaniem transparentnych danych sprzedażowych przed Urzędem Skarbowym. Co więcej, zdalna kontrola poprawności transakcji pozwala na szybsze uporanie się z nadużyciami niż gdyby urzędnicy musieli udawać się do każdego punktu osobiście. Wpływa też na ograniczenie częstotliwości wykonywanych kontroli. Podejmowane w ten sposób działania bez wątpienia pozwolą na zwiększenie dochodów budżetu państwa oraz wykształcenie sprawiedliwej konkurencyjności wśród przedsiębiorców.

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej online?

W 2023 roku z kas fiskalnych muszą korzystać branże najbardziej narażone na występowanie nielegalnych transakcji. Dlatego kasa fiskalna online jest niezbędna w branży budowlanej, warsztatach samochodowych, lokalach gastronomicznych, gabinetach kosmetycznych i fryzjerskich, biurach prawników, basenach i klubach fitness, na stacjach paliw oraz w składach opału. Liczba branż objętych nakazem korzystania z tych urządzeń stale rośnie (ostatnia zmiana zaszła 1 stycznia 2022 roku), dlatego warto na bieżąco kontrolować sytuację, aby w porę wymienić kasę na nową.

Z tym problemem nie muszą natomiast mierzyć się nowi przedsiębiorcy, którzy wkraczają na rynek od początku 2023 roku. Nie mają już bowiem możliwości zaopatrzenia się w kasę fiskalną inną niż online. W ten sposób rząd przewiduje, że za kilka lat nie będzie już w użyciu żadnych tradycyjnych kas, co pozwoli na sprawną kontrolę szarej strefy i jej znaczne ograniczenie.